Referat – Generalforsamling onsdag d. 30 marts 2022

Referat – Generalforsamling onsdag d. 30 marts 2022.

  1. Valg af dirigent

Emilie Nørbæk blev valgt

Det noteres desuden at GF er indkaldt rettidigt og at offentliggørelse af dagsorden er sket i henhold til foreningens vedtægter.

  1. Valg af referent

Sara Brinkmann blev valgt.

  1. Valg af stemmetællere

Yokelin og Lisa blev valgt

37 mandater til stede

  1. Formandens beretning for 2020 v/ Formand Kenneth Poulsen

Formandens beretning

Indledning og velkomst

Kære alle medlemmer i Motionsklubben OUH

Velkommen til vores ordinære generalforsamling 2022.

Dette er generalforsamling nummer 26, siden klubben blev stiftet d. 3. maj 1995.

 

Formandens beretning v/ Næstformand Rasmus Tønning-Sørensen

Ekstraordinært for dette års formandsberetning er det en konstitueret formand, som beretter om det forgangne år.

Formanden

Vores meget værdsatte formand Kenneth Poulsen har desværre valgt at trække sig som formand pga. personlige årsager. Kenneth Poulsen var med til at stifte klubben for 27 år siden og har lige siden været en integreret del af klubbens udvikling og har gjort klubben til det vi ser i dag. For det lyder bestyrelsens største tak for det kæmpe arbejde han har lagt i klubben.

Efter opfordring fra klubbens DJØF’er har jeg fået strikse ordre om at holde mig kortfattet til de mekaniske punkter på generalforsamlingen, derfor håber vi på at give en ordentlig tak til Kenneth for hans kæmpe indsats i forbindelse med vores noget forsinkede 25+2 års jubilæumsfejring i maj.

COVID-19

Corona kom til at fylde meget i det forgangne år, hvor centeret var lukket ned helt frem til maj og igen i en kort periode omkring jul samt starten på det nye år. Disse nedlukninger var baseret på anbefalinger og krav fra henholdsvis sundhedsstyrelsen og DGI. Under nedlukningen blev der forsøgt at køre videre med udendørs hold samt virtuel træning. Siden genåbningen i maj er det dog gået stærkt og det er lykkedes at komme godt tilbage ift. medlemmer og aktiviteter, som begge er steget markant.

Vi, i bestyrelsen, håber ligesom alle andre at den positive udvikling forsætter, men vi vil fortsat være på vagt og lydhør for Sundhedsstyrelsens anbefalinger, samt de regionale og lokale restriktioner som OUH pålægges.

 

Klubbens udvikling

På trods af de udfordringer COVID-19 har forsaget, har vi stadig valgt at udvikle klubben. Ligesom i de foregående år er der blevet investeret i nyt udstyr og sket en renovation af noget af det gamle udstyr. Disse udgifter har været helt bevidste, da vi i klubben er kommet fornuftigt gennem coronakrisen, og ønsker at bruge disse investeringer til at glæde nuværende medlemmer samt tiltrække nye. Dette er derfor noget, vi også fortsat vil investere i, da vi ser en øget tilslutning som følge af udviklingen af de aktuelle tilbud. I den forbindelse skal der også lyde en opfordring til, at i som medlemmer fortsat kommer med forslag til, hvorledes vi kan udvikle vores klub yderligere.

 

Marketing

Klubben har også set en stor udvikling i den virtuelle verden med lancering af vores nye hjemmeside samt en øget tilstedeværelse på Facebook, hvilket har givet mange nye medlemmer og mulighed for eksisterende medlemmer at få hurtigere svar på spørgsmål til klubben.

Hertil kommer, at vi ligeledes har forsøgt at komme markant mere ud på afdelingerne og derved rekruttere flere medlemmer. Til dette er udarbejdet nye foldere og andet materiale, som kan bruges fremadrettet i forbindelse med kommende kampagner og aktiviteter i årets løb.

Det skal også nævnes at der har været lavet en række samarbejder med forskellige afdelinger, hvor Emilie mfl. har været ude og lave forskellige aktiviteter for de ansatte. Dette er noget vi også vil prioritere i fremtiden, da det både giver flere medlemmer og en øget synlighed over for OUH’s ledelse på den lange bane.

 

Arrangementer og aktiviteter

I årets løb har der til trods for corona-nedlukningen været afviklet mange af vores vanlige aktiviteter. Således kunne vi i sommer både tilbyde Tennis, minigolf og vores årligt tilbagevendende kajakarrangement. Derudover har vi igen i efteråret haft stor glæde af vores ture i svømme- og bowlinghallen. Efteråret i svømmehallen blev desuden traditionen tro rundet af med vores vanlige juleafslutning med fint besøg af Santa KP ham selv. Vi minder om at det til disse aktiviteter er muligt at have op til 3 familiemedlemmer med uden det koster ekstra.

Endelig fik vi i efteråret ligeledes lavet hele forgangen om med nye maskiner, som er opstillet med henblik på at kunne bruges som cirkeltræning. Selve indvielsen var mindre vellykket med lav tilslutning, men den efterfølgende feedback har været rigtig god og ligeledes bidraget godt til at vi i dag har endnu flere ansatte, som træner i klubben.

2021 blev også året hvor vi begyndte at tilbyde personlig træning til vores medlemmer, hvilket en del medlemmer benytter og er glade for.

 

Afslutning

Til sidst vil jeg gerne takke alle vores instruktører, den øvrige bestyrelse og Emilie for et godt år. Der er tacklet mange udfordringer, men vi er kommet godt ud på den anden side og vi kan forhåbentligt se frem til et 2022, hvor vi kan fortsætte den gode udvikling i fællesskab.

En stor tak også til vores idrætsambassadører, som på hver deres måde bidrager til at udbrede kendskabet til vores lille klub på OUH. Det er ikke altid lige nemt at komme ud til alle, så derfor har vi også brug for Jeres hjælp til at fortsat at komme godt ud på alle afdelinger.

Endelig er der vores kære medlemmer. Tak fordi i har været så forstående i en svær tid, men mest af alt tak fordi i bidrager positivt i hverdagen. Det har gjort det hele lidt nemmere at stå igennem. Det får vi også brug for i fremtiden, hvor vi fortsat skal kæmpe hårdt for at komme med på Nyt OUH. I er de bedste ambassadører for klubben og det er også Jer, som vil kunne sikre at vi også har en fremtid på Nyt OUH. Dette skal ske dels ved kontinuerligt at holde fast i behovet for et motionstilbud på Nyt OUH og dels ved fortsat at være nogle gode ambassadører for klubben ude på Jeres respektive afdelinger.

  1. Regnskabsaflæggelse for 2021 v/ Kasserer Sebastian Bruun

Kasserens kommentarer ifm. gennemgang af regnskaber:

Motionsklubben OUH Overordnet:

Kontingent: I 2020 faldt kontingentindtægterne grundet Corona.

 

Personaleomkostningerne er steget lidt i 2020, hvor der er skruet op for rengøringen, ligesom der har været ekstra lønudgifter ifm. en opsigelse af tidligere daglig leder.

 

Lønninger er betalt med hjælpepakker, som har fået det til at løbe rundt.

 

Medlemsfestkontoen er lavere.

 

Egenkapital: 2021 har som følge af Corona gjort et stort indhug i egenkapitalen, ligesom der er fortaget mange større investeringer.

 

Motionsklubben OUH (Fitness) Regnskab:

Indledningsvist er der et overblik over opdeling i indtægter og udgifter. Poster blev efterfølgende kort forklaret. På de følgende sider er der yderligere uddybninger af de respektive poster.

 

Det bemærkes at der i 2021 er søgt kompensationer for løn og tabte indtægter. Dette afspejler dog ikke helt det reelle tab.

 

Aktive: Det vi ejer.

Passiver: Noget vi skylder.

 

Indestående på konti/ kontantbeholdningen: ca. 1,3 mio.. Derudover er der ca. 1,2 mio. investeret i obligationer. Præcise beløb forefindes i regnskabet. (Disse tal er fra 2020)

 

Årets resultat (underskud): -629.293 kr.

Egenkapital: 1,598.535 kr.

 

Skyldige poster (passiver) er forskydninger ift. afregning for skat, feriepenge mm.. Det bemærkes, at det er helt almindelig gængs praksis.

Følgende sider er lidt mere detaljeret gennemgang af de enkelte indtægts- og udgiftsposter.

 

Det bemærkes at inventarposten er væsentligt større end tidligere. Det skyldes, at man har valgt at investere markant i klubbens udstyr, faciliteter mm..

 

Grundet investeringer i udstyr og maskiner er inventarudgifterne steget – dette er ikke en overraskelse for bestyrelsen, da det er blevet prioriteret at klubben var i orden, når den åbnede op efter nedlukningen, så de tabte medlemmer hurtigt kom tilbage. Vi har ikke meget tid til at komme os efter nedlukningen, derfor er det blevet vægtet højt at øge udgifterne trods vigende udgifter de to sidste år.

 

EDB omkostninger ligger meget højt ift. Mængden af EDB-udstyr til stede – dette skyldes, at også Flexibox, smsér mm. ligger herunder.

 

Massageregnskab:

Det bemærkes, at det stort set kun lige løber rundt. Dette skyldes, vi har øget udbuddet for at investere i fremtiden og skabe bedst mulig forudsætning for at pengene går tilbage til medlemmerne.

 

Massagen skal løbe rundt og gerne til den gode side. Udgiften til massører er fast, og derfor kræver det, at belægningsprocenten er høj nok til, at der kommer overskud. Herunder er udgiften primært til personale.

 

Generelt:

Happy ending:

Kontingent-indtægter forventes at ligge på niveau med 2018 og 2019, der budgetteres dog under. Andre indtægter forventes at falde, idet det ikke forventes, at vi lukkes ned endnu en gang og dermed heller ikke bliver afhængige af hjælpepakker.

 

Vi forventer at afholde medlemsfester igen i 2022, bl.a. afholdes jubilæumsfesten – hertil er der penge til gode hos leverandører, hvorfor der ikke er sat voldsomt mange penge af hertil.

 

Det forventes ikke at investere i inventar på samme måde som i det forgangne år. Dette skyldes bl.a. at udgifterne skal stå mål med vores tid tilbage på nuværende OUH.

 

Det forventes, at regnskabet ender i balance.

 

Spørgsmål fra salen:

Spørgsmål til inventardelen:

 

Hvad dækker fremmed assistance over?

Når vi har haft nogen til at hjælpe os eksternt – bl.a. er en af massørerne selvstændig, og der er hentet ekstern kommunikationshjælp – så det dækker derfor også over personale.

 

Hvor mange ekstra medlemmer kræves der for at skabe overskud/balance? Og hvor mange medlemmer er vi?

Det er lagt ud fra det nuværende antal medlemmer – vi er omkring 1000 fitnessmedlemmer og 2000 massagemedlemmer på nuværende tidspunkt.

 

 

Afsluttende bemærkning:

Der vil være mulighed for at skrive til Sebastian på mail for afklarende spørgsmål.

 

Tak til Revisor Palle Kaehne for gennemgang og godkendelse af regnskabet.

 

  1. Fastsættelse af kontingent

Kontingentet fastholdes på 119,-.

 

Bestyrelsen forventer at kunne fastholde det nuværende aktivitetsniveau i klubben med det eksisterende kontingent.

 

Spørgsmål angående store investeringer:

Pt. vurderes det ikke, at der er flere store investeringer i den nærmeste fremtid. Nødvendigt udstyr mm. vil dog blive indkøbt i takt med behovet opstår.

 

  1. Indkomne forslag

Tilføjelse til §3:

”Til bestyrelsen kan kun vælges medlemmer der er ansat på eller har været ansat på OUH”

 

Baggrund: Sygehusledelsen har misforstået det sådan, at klubben er kommerciel, fordi der er medlemmer af bestyrelsen, som ikke er ansat på OUH, dette kan undgås med denne ændring.

 

Kommentarer:

 

Imod:

Dumt at begrænse sig selv for meget i vedtægterne – det kan være svært at få bestyrelsesmedlemmer. Alle nuværende bestyrelsesmedlemmer er enten nuværende eller tidligere ansatte på sygehuset. Det er til enhver tid medlemmerne til stede ved generalforsamlingen, som vælger, hvem der er bestyrelsesmedlemmer.

 

Studerende er en stor del af klubben – skal også kunne være med i bestyrelsen. Det vides ikke, hvor stor del af medlemmerne, der er studerende, idet der ikke findes separat medlemskab, men antallet faldet de senere år. Det er primært et tilbud for de ansatte, studerende er kun potentielle ansatte.

 

Vi har været afhængige af kræfter udefra. Bliver forslaget vedtaget, er vi stadig ikke sikret et lokale på nyt OUH.

 

For:

Vi skal stå stærkt som medarbejderforening for at komme med på nyt OUH – det sker ved at OUH støtter op – så stem på OUH-ansatte.

 

HR bruger argumentet om eksterne bestyrelsesmedlemmer i snakken om, hvorvidt vi kan komme med på nyt OUH.

 

Hvis det på nuværende tidspunkt kan hjælpe os til at vise OUH et stærkt signal, og vi har nok interne, der stiller op, så kan vi altid afskaffe det igen efterfølgende. – Dette er dog ikke bare til at ændre.

 

Forslagets stiller Brian vælger, at der skal stemmes om forslaget, som det er formuleret.

 

Det vælges, at der skal stemmes ved skriftlig afstemning.

Resultat: 20 for og 17 imod – forslaget vedtages.

 

Rettelse af §6:

”Ved opløsning af foreningen overdrages foreningens midler til en fond, som skal arbejde for at skabe et alternativt motionstilbud til de ansatte på Nyt OUH”

 

Baggrund: Ønsker sikre, at pengene går til motion for de ansatte og ikke til OUH´s forvaltning. Pengene skal komme foreningens medlemmer til gode f.eks. gennem en ny forening.

 

Kommentarer:

 

Der vil gå mange penge til at danne en fond f.eks. på advokater o.lign.

 

Lad os vente, til vi er tættere på. Skræmmende hvor tæt vi står på mulig nedlukning, måske allerede om to år. Nedlukning vil kræve pludselige løsninger, derfor væsentligt at forberede en strategi til det værst tænkelige scenarie.

 

 

Vi har ingen jurister i bestyrelsen – har gjort formuleringen af forslaget svær. Ligegyldigt, om det er en fond eller en bestyrelse/projektgruppe – så længe der er nogen, som kan forvalte pengene på medlemmernes vegne. Vigtigt at åbne debatten nu, så der er en plan.

 

Træk forslaget og tag det op igen næste år, hvor det er formuleret mere korrekt. Læg evt. en projektgruppe ud til at formulere en bedre ændring.

 

Det er medlemmernes penge, derfor vigtigt, at medlemmerne hjælper til med at beslutte, hvad der skal gøres med dem.

 

Meningen med forslaget var at bruge pengene til at holde MOUH ”vedlige”, så det er muligt at flytte ud på nyt OUH, når og hvis efterspørgslen opstår lidt tid efter, at nyt OUH er åbnet.

 

Anken går på, at ordet ”fond” indgår i forslaget. Der kommer som minimum én generalforsamling mere, inden vi evt. lukker, hvor forslaget kan finjusteres inden.

 

Potentielt er der ingen penge at bruge til den tid – det vurderes dog, at medlemstallene går den rigtige vej, hvorfor der forventes at være overskud på kontoen igen, inden OUH flytter.

 

Bestyrelsen trækker forslaget tilbage men lægger op til, at det debatteres i fremtiden, så det evt. kan formuleres bedre inden næste generalforsamling.

 

  1. Valg til bestyrelse

Da vores Formand har trukket sig, er der også valg til formandsposten i dag for en et-årig periode.

 

Rasmus Tønning Sørensen opstiller til formandsposten.

Rasmus Tønning Sørensen valgt uden modkandidat.

 

Øvrige valg:

Derudover er der 3 menige bestyrelsesmedlemmer på valg

Kandidater:

Esben Eller, Hudafdeling I og Allergicentret OUH

 

Louis Domino, Klinisk Biologisk OUH og Medicinstuderende

 

Winnie Kobberrød, Radiologisk afdeling OUH, genopstiller

 

Alle tre er valgt uden modkandidater.

 

Valg til kasserer Sebastian Bruun, Økonom, Radiologisk afdeling OUH, genopstiller.

             Sebastian Bruun valgt uden modkandidat.

                     

Alle kandidater præsenterede sig selv.

 

  1. Valg af revisor og suppleanter

Revisor:

Revisor vælges for 1 år:

Palle Kaehne, Psykiatrisk afdeling, Region Syddanmark

             Palle Kaehne valgt uden modkandidat

           

Ingen kandidater til revisorsuppleanter

 

Suppleant:

 

Suppleant vælges for 1 år (her frem til næstkommende generalforsamling):

Nana Hyldig, hæmatologisk afdeling, OUH

Brian Thykjær Hansen KIA

 

  1.  

Der blev opfordret til at komme med flere forslag til, hvorledes vi fortsat kan udvikle klubben og optimere medlemsoplevelsen. Der blev desuden opfordret til at sende punkter/ emner, som man ønsker behandlet på kommende bestyrelsesmøder til sekretæren/ daglig leder. Disse medtages på førstkommende bestyrelsesmøde efter modtagelsen

 

Næste Generalforsamling:

Generalforsamlinger afholdes jævnfør foreningens vedtægter i foråret 2023.

Text for pop up