Referat GF 2023

1. Valg af dirigent
Mette Malene Petersen blev valgt.

2. Valg af referent
Sara Brinkmann blev valgt

3. Valg af stemmetællere
Esben Eller og Emilie Nørbæk blev valgt

Dirigenten konstaterede at indkaldelse til generalforsamling og udsendelse af dagsorden er sket rettidigt og jævnfør klubbens vedtægter

4. Formandens beretning (ved sekretær Peter Andersen)
2022 har været et begivenhedsrigt år, som har budt på mange udfordringer. Allerede i begyndelsen af året stod det klart, at klubben, efter noget der minder om en menneskealder, skulle have ny formand, idet Kenneth Poulsen trådte tilbage. Det var naturligvis et kæmpe tab af viden omkring klubben, men Rasmus overtog posten og gik på med krum hals sammen med den øvrige bestyrelse. Det var dog ikke helt uden udfordringer, da blandt andet overflytning af Nem-ID, oprettelse af Mit-id og et noget omstændigt arbejde med at få godkendt refusion af coronamidler krævede en kæmpe arbejdsindsats i løbet af året fra såvel Rasmus, som den øvrige bestyrelse. Ikke desto mindre lykkedes det i sidste ende.
2022 var også året, hvor vores allesammens daglige leder – Emilie – grundet lykkelige omstændigheder tog orlov fra klubben. Vi fik dog fundet en fuldgod erstatning i Sara, som har styret klubben sikkert videre i samme retning og succesfuldt bidraget til, at klubben står endnu stærkere i dag.
På aktivitetssiden betød et år uden nedlukninger, at vi igen kunne åbne helt op og afvikle alle de aktiviteter, vi havde planlagt uden begrænsninger. Lidt tal på dette ser således ud:
Wellness-arrangement: 120+ deltagere
Bowling-arrangement:30-35 deltagere
Minigolf-turnering: ca. 15 deltagere
Kajakarrangement: 25-30 deltagere
Oktoberfest: 75-80 deltagere.
Juleafslutning i svømmehallen: 120+ deltagere herunder ca. 60 glade unger.
Hertil kommer, at vi henover har haft udbudt badminton og Tennis, som der ligeledes har været et pænt fremmøde til henover året.
I det hele taget er vi meget tilfredse med vores ud-af-huset-aktiviteter, som gør det muligt for vores medlemmer at have op til 3 familiemedlemmer med til hyggelige arrangementer. Vurderingen er, at det skaber supergod stemning og helt sikkert bringer god værdi til klubbens medlemmer.
Kigger vi ind i fitness- og massage-delen på OUH så er det også tydeligt at corona har sluppet sit tag. Massagen er fint booket op og ligger på en gennemsnitlig belægning i omegnen af 80-90% om ugen. Ift. Fitness, så startede vi året ud med 916 medlemmer og slutter med ikke mindre end 1096. Det synes vi vidner om, at vi får stadigt bedre fat i de ansatte på OUH, ligesom vi også ser en lille stigning i kommende ansatte, dvs. studerende. Dette skyldes formentligt både at vi løbende investerer i klubben og at vi er blevet mere kendte ude på afdelingerne.
Ift. Investeringer, så afsluttede vi opgraderingen af vores hjemmeside i starten af året. Den er blvevet opgraderet markant og bidrager helt sikkert også til at tegne et billede af hvad vores lille
forening kan tilbyde. Det var også i 2022, at vi langt om længe modtog vores Stairmaster. Den bliver flittigt brugt og har vist sig at supplere det øvrige kredsløbsudstyr ganske godt. På udstyrssiden bliver der desuden løbende suppleret op i udstyr i takt med behovet melder sig. Eksempelvis er der også investeret i flere Yogablokke, måtter mm.. Endelig opstod der også sidst på året et behov for at renovere badene hos herrerne, da manglende ventilation i rummet gjorde fliserne umulige at holde rene.
Ift. at blive mere kendte ude på afdelingerne har dette, som en del af arbejdet med at komme ud på Nyt OUH, været et stort fokuspunkt henover året. Og vi er lykkedes godt med det. Således er vi nu helt oppe på 30 afdelinger, som på den ene eller anden måde løbende har glæde af de aktiviteter vi tilbyder. I flæng nævnes elastik-træninger, foredrag, opstartstilbud mm.. Det vi i den forbindelse kan se er, at de steder, hvor vi bliver bedst kendt og har nemmest ved at komme i dialog med afdelingerne om at lave aktiviteter, er der, hvor vi har idrætsambassadører. Så stor ros for det arbejde i laver i dagligdagen. Det virker måske ikke altid som om at det har en effekt eller lykkedes, men det gør det. Så tak for indsatsen!
Der skal også lyde en stor tak til de ansatte anført af først Emilie og sidenhen Sara. I gør en kæmpe indsats nede i klubben for at tingene er i orden og at medlemmerne altid føler sig velkomne. Vi synes selv vi er lykkedes godt over året.
På rengøringssiden har vi været i dialog med OUH løbende og vores egne folk har steppet ekstra op, når behovet har været der.
Massagen har ligeledes kørt godt og selvom der har været lidt udskiftning sluttede vi året af stærkt med rigtig mange udbudte timer og et ekstra lokale nede i klubben til også at kunne håndtere de medlemmer, som ikke er tilknyttet massageordningen gennem deres afdeling.
I receptionen har der været travlt med indmeldinger og daglig dialog med medlemmerne – Ikke mindst som følge af, at det nu er muligt at melde sig ind online også. Derudover har der faktisk også været en stor stigning i antallet af medlemmer, som gør brug af vores mulighed for at få lagt træningsprogrammer ganske gratis.
På holdene har vi ligeledes set en stor stigning i antallet af deltagere, hvilket også har betydet at vi over tid har opgraderet deltagerantallet til samme leje som før corona. Derudover justere vi hele tiden i holdplanen ud fra ønsker og behov og vi rundede året af med at have et af de højeste antal af hold på planen set over de seneste år.
Endelig valgte vi også i foråret at opskalere vores synlighed på sociale medier. Dette er med til at skabe synlighed over for potentielle medlemmer og forhåbentligt også OUH. Men derudover er det også Jeres mulighed for at følge med i de aktiviteter, der gennemføres i klubben henover året.
I det fremadrettede vil vi fortsætte det hårde arbejde med at blive mere synlige og en uundværlig del af OUH, således vi også har en plads på Nyt OUH. Det er en løbende proces, som der arbejdes benhårdt med – også selvom det måske ikke altid synes sådan. Jo flere vi er og jo bedre tilbud, vi har til de ansatte på OUH, desto bedre chance for, at der også er en plads til os på Nyt OUH. Derfor vil i også opleve, at vi fortsat vil udvikle i tilbuddene til Jer som medlemmer.
Afslutningsvis vil jeg gerne takke for samarbejdet i bestyrelsen. Det har som tidligere nævnt på nogle punkter været en hård kamp. Men vi er faktisk sammen med vores medlemmer, idrætsambassadører og ansatte lykkedes med at flytte klubben yderligere i kampen for en plads på Nyt OUH. Så selv om nogle stopper, andre byder ind med nye roller eller tager en pause, så håber jeg, at alle fortsat vil byde ind med deres viden også i fremtiden, så vi sammen kan løfte klubben yderligere.
Med ønsket om en god og konstruktiv generalforsamling og ikke mindst videre færd for klubben og på vegne af formand Rasmus T. Sørensen.
Peter, Sekretær Motionsklubben OUH

Afslutningsvis blev der givet en erkendtlighed til Sebastian for hans arbejde i bestyrelsen i årenes løb. Han har sammen med Jonathan valgt at stoppe i bestyrelsen. (Jonathan modtager sin i klubben, da han ikke er til stede)
Tak til Sara for en imponerende indsats som Barselsvikar for Emilie. Vi håber og tror på vi også kommer til at se mere til hende i fremtiden.

Beretning godkendes enstemmigt.

5. Regnskabsaflæggelse 2022 ved næstformand Esben Eller
Esben har taget over for Sebastian på økonomien, da Sebastian af personlige grunde stoppede før tid.
Primært en indtægt: Kontingenter og indmeldelsesgebyr
Den primære udgift: lønninger, alt andet er småtterier
Derudover kommer massageomsætning – Før har massage og fitness kørt med to regnskaber, dette er nu slået sammen til ét regnskab
o Massageomsætning gælder derfor kun fra april, da de blev sammenlagt d. 1/4-22.
Kompensation for corona via hjælpepakker og DGI i 2021
Indtægt på 2.048979 sidste år
Udgifter
o Massageudgifter
o Medlemsfest
o Køb til videresalg
o Kaffe mm.
o Leje af baner (svømning, bowling, badminton, tennis)
o Diverse arrangementer
o Grafiske ydelser
o Tidskrifter
o Tab ved kasseopgørelse (6000 kr. i kontant – findes ikke. Formentlig er der hævet penge til medlemsfest i forrige kasserers tid – pengene er så sat ind på kontoen igen som en indtægt)
o Lokale udgifter
▪ Bad renovation
▪ Rengøring
o Inventarudgifter
o Personaleomkostninger
▪ Lønninger af receptionister, daglig leder, holdinstruktører, bestyrelse, massører
▪ Feriepenge, arbejdstøj, ATP
▪ Gaver
▪ Kurser
o Tilgodehavende offentlig barselsrefusion – kommer først, når Emilies barsel er slut (er til gode)
o Administrationsomkostninger
▪ Flexybox
▪ Annoncer
▪ Småanskaffelser
▪ Porto og gebyrer
▪ PBS
▪ DGI, DIF
▪ Bogføring og revision
▪ Forsikringer
▪ B-møder
▪ Telefon
▪ Dataløn
▪ EDB-omkostninger
o Udgifter i alt på 2.117.933 kr.
o Driftsresultat på 68.954 kr.
o Kursregulering gør, at resultatet ender på 210.133 kr. grundet obligationskursen er faldet (vil stige igen, hvis vi intet gør – det anbefaler Esben, at vi ikke gør)
▪ Over lang periode har vi tjent på obligationerne
Budget
o Går ud fra 1.100 fitnessmedlemmer om måneden set ud fra seneste udviklingen (Esben vurderer, at det er et konservativt bud, fordi prisen på fitnesscentre stiger, hvilket den ikke gør hos os)
▪ Også positiv udviklingen hos massagen – gratis medlemskab
▪ Satser på belægning på massage på ca. 80%
▪ Dette giver en indtægt på 1.923.000 kr. – Vurderes igen til at være konservativt
o Udgifter delt op i drift, inventar, lokale, personaleomkostninger ender på 1.4 mio
▪ Hertil kommer udgifter for massage, administration – hvortil vi ender på udgifter på 1.9 mio, så vi ender i balance eller lille underskud (alt efter obligationskursen)
Der spørges til vores samlede aktiver
o Alle maskiner er afskrevet (0 kr.) vi arbejder dog for at regne på værdien af vores maskiner
o Egenkapital i alt for 1.388.402 (inkl. Obligationer – eksl. Maskinernes værdi)
Revisoranmærkning: Der er betalt for varer, før de er kommet i huset. Dette er ikke god regnskabspraksis. Der skal først betales, når varen er i huset. Eksempel på dette er stairmasteren. Dette vil bestyrelsen bestræbe sig på at efterleve.
Det bemærkes dog at det var nødvendigt at afregne for Stairmasteren tidligt, da det var penge, vi havde modtaget i en fondsbevilling og derfor skulle bruges netop der.
Regnskabet godkendes enstemmigt.

6. Fastsættelse af kontingent
Bestyrelsen anbefaler, at vi fastholder kontingent på 119 kr. på baggrund af fremlagte budget.
Kontingentet fastsættes enstemmigt til 119,-

7. Indkomne forslag: Vedtægtsændring af paragraf 3
Det forslås ændret, så det ikke kræver ansættelse eller tidligere ansættelse på OUH for at komme i bestyrelsen – Stillet af Louis Domino.
Han forklarer, at vi har problemer med at skaffe ressourcer til bestyrelsen ved at ekskludere ikke-ansatte. Der kan være folk, som brænder for MOUH, men som ikke har mulighed for ansættelse på OUH, hvilket gør, at vi går glip af vigtige ressourcer. Har gjort sig gældende så sent som i år.
Mette Malene tager ordet:
Sidste år snakkede vi om det med modsatte fortegn. Hun pointerer, at vi ikke bare skal ændre det fra år til år og ønsker en mere langvarig løsning.
Hertil svarer Loui, at det ikke har virket efter hensigten, idet direktionen har været ligeglade, og det var for deres goodwill, at vi ændrede det, så vi viste velvilje og indbød til dialog.
Esben tager ordet:
Intentioner var gode, men vedtægtsændringen skabte flere problemer, end den egentlig løste. Bestyrelsen har gået tiggergang for at få nok til at stille op i aften – Det er altså et problem, at vi ikke kan rekruttere dem, som vi gerne vil. Flere har deres gang i MOUH og er meget engagerede, uden at de ansatte på OUH.
Svend Ove tager ordet:
Vil OUH tale med en formand uden for OUH?
Esben svarer:
Det kræver bare, at man har været ansat – Så det har handlet mere om symbolpolitik. Mange i bestyrelsen er ikke længere ansat på OUH. Det er derfor en kunstig situation.
Peter tager ordet:
I DGI og DIF ville man aldrig vedtage et tiltag, der udelukker folk. De har mange udefra komne ansatte, som ikke ved noget om styrkeløft, men som er meget mere kompetente til deres område som økonomi el.lign.
Han opfordrer desuden til et modforslag i.f.t. antal af OUH-ansatte el.lign.
Tommy tager ordet:
Er det med henblik på familiemedlemmer?
Louis svarer, at mange udefra kan være gode ressourcer.
Sebastian har ordet:
Støtter at OUH tegner bestyrelsen – han mener, at det har virket kun at have OUH-ansatte. Dog står OUH-ansatte ikke i kø – ønsker derfor ny formulering som opfordrer til flere OUH-ansatte dog uden endegyldigt.
Sara har ordet:
Påpeger, at Mie Damsted (instruktør i klubben med fingeren på pulsen) ikke kunne komme ind
Louis har ordet:
Er for forslaget om et flertal af OUH-ansatte i formuleringen
Esben har ordet:
Hælder også til, at der skal sidde nogen i øverste del af bestyrelsen, som har ansættelse på OUH. Ser ikke bestyrelse uden OUH-ansatte som gangbar. Pointerer at mange OUH-ansatte er medlemmer, fordi det er nemt, hvilket er fint, men det er ikke dem, som nødvendigvis vil bidrage til fællesskabet. Under halvdelene af de tilstedeværelsen er ansat på OUH.
Svend Ove har ordet:
Kan kun se, at det er et problem ift. OUH-direktionen.
Martin Søndergård har ordet:
Er ansat på OUH og pointerer, at nogen fra direktionen virkelig går op i de juridiske detaljer, men der skal bare også være de rigtige medlemmer af bestyrelsen. Så der skal findes en balance.
Esben har ordet:
MOUH-mail i stedet for rsyd-mail kunne måske være en lavpraktisk mail. Dette løser også problemet for tidligere ansatte.
Martin har ordet:
Forskellige greb at gøre brug af.
Esben:
Hvad hvis man stopper på OUH undervejs:
Deltager har ordet:
Hvad er ansvarsområdet for bestyrelsen? Det er jo de opgaver, som vi lægger i hænderne på en ekstern.
Esben svarer:
Vi er en flertalsbestyrelse. Derudover er det daglig leders ansvar at stå for driften inden for budgettet – Hendes rolle at fx at ansætte nye folk. Griber det om sig, kan det hypotetisk føre til en samtale.
Louis ændrer sit forslag til:
”Bestyrelsen skal bestå af et flertal af studerende, elever, ansatte eller tidligere ansatte”
Der stemmes om dette forslag.
Forslaget i sin nye form vedtages enstemmigt

8. Valg til bestyrelsen
Valg til formand
o Louis Domino er valgt uden modkandidat

Valg til kasserer
o Palle Kaehne er valgt uden modkandidat

Valg til resterende bestyrelsespladser
o Peter Andersen er valgt
o Andreas Juul Pedersen er valgt
o Martin Søndergaard er valgt
▪ De tre resterende poster skal fordeles ud fra, at Louis´ post er en etårig, idet han går af før tid for at blive formand, hvor Peter og Jonathans pladser er toårige. De to med flest stemmer får toårige.
▪ Andreas Juul Pedersen tager frivilligt den etårige plads. Peter og Martin får derfor de toårige.
▪ Præsentation af nye medlemmer:
• Peter, konsulent i DGI og DIF, receptionist i MOUH, har læst idræt samt været i MOUH i 20 år. Ser frem til flere år.
• Martin har været på OUH i 20 år, ansat i HR-arbejdsmiljø og kommer derfor rundt på sygehuset, har arbejdet i økonomi og plan, første ansatte i Nyt OUH
• Andreas har været ansat i opvasken på OUH i næsten 10 år, har været instruktør i MOUH de sidste 1,5 år, vil gerne ind og lave et godt stykke arbejde og gøre noget godt sammen
Bestyrelsen består nu af:
Formand: Louis Domino
Næstformand: Esben Eller
Kasserer: Palle Kaehne
Menige medlemmer: Peter Andersen, Winnie Kobberrød, Andreas Juul Pedersen, Martin Søndergaard

9. Valg af revisor
Sebastian Bruun vælges som ny revisor
Valg af suppleanter
Der skal vælges to suppleanter – Ingen opstillede på forhånd.
Ole Larsen vælges til første-suppleant (kan ikke vælges til poster, der tegner bestyrelsen)
Jesper Clausen vælges til anden-suppleant, ledende overlæge på medicinsk afdeling, været medlem i over 20 år og kan rigtigt godt lide at træne i klubben

10. Eventuelt
Ole Larsen spørger ind til nyt mikrofonsystem til spinning
Louis svarer, at der kigges på en løsning med en soundbox, idet et nyt anlægssystem er en alt for dyr løsning

Svend Ove spørger ind til saunaen
Esben svarer, at direktivet kommer ovenfra, idet alle statslige og regionale instanser er bedt om at spare. Vi er i klubben til enhver tid nødt til at følge de anvisninger, som OUH udstikker for brugen af lokaler mm..

Text for pop up